Productivité

Comment bien s’organiser au travail ?

By Carlos Washington, on November 5, 2020
organiser son temps de travail

Une mauvaise organisation peut vous faire perdre un temps précieux. Pour être efficient au travail, il est nécessaire de bien s’organiser. En effet, une bonne planification de vos tâches a une influence sur l’avancement de vos travaux.

Si ce n’est pas toujours évident de trouver la bonne organisation avec la quantité d’informations à gérer au cours d’une journée, vous n’avez pas besoin de connaissances particulières ni d’être un pro de l’organisation pour vous y coller.

Dans cet article, nous vous proposons des astuces qui devraient vous tirer d’affaire.

1/ Se procurer un agenda

Qu’il soit électronique ou physique, la fonction d’un agenda, c’est de vous rappeler ce qui est important pour vous. Tenir un agenda est fondamental dans toute organisation pour que la réussite soit effective. Ainsi, vous devez absolument vous en procurer non seulement pour planifier votre emploi du temps, mais aussi pour gérer vos priorités.

Si l’agenda est utilisé le plus souvent pour inscrire ses rendez-vous et consigner ses notes, il peut vous aussi servir à bloquer du temps pour accomplir quelque chose de vraiment essentiel. Cela n’inclut pas la présence d’une tierce personne comme dans le cas d’un rendez-vous. Il s’agit généralement de se consacrer à une tâche spécifique comme lire vos mails, écrire une chronique, un article ou encore lire en livre.

Pour ce type de projet, vous avez besoin de fixer une durée en fonction de la nature même de l’activité en question.

2/ Avoir une liste des tâches à faire

Pour être sûr d’accomplir toutes vos tâches et ne pas perdre de vue vos objectifs, il faudrait vous constituer une liste des tâches. On parle généralement d’une « To do list » ou de « gestionnaire de tâches ».

Vous devez avoir une idée claire et précise de ce que vous avez à faire au risque de partir dans tous les sens et au final de manquer de faire ce qui doit être fait.

D’ailleurs, les spécialistes le soulignent bien dans le cadre de leurs formations en ligne ou séances de coaching au profit des salariés d’entreprise. Selon eux, pour bien gérer son temps, il est nécessaire d’avoir une vision d’ensemble sur les tâches à effectuer.

Aussi, vous devez pouvoir organiser votre liste pour plus d’efficacité. Ce qu’il est recommandé de faire, c’est de procéder par niveau d’urgence et d’importance.

Vos tâches les plus importantes et les plus urgentes doivent être planifiées en premier. En tout état de cause, vous ne devez pas surcharger votre liste de sorte à crouler sous le poids du travail. Ce serait contre-productif.

3/ Utiliser des outils de notes et de stockage

Pour prendre des notes de réunion, certaines personnes ont encore tendance à se munir de bloc-notes, de post-it ou de bouts de papier, tandis que d’autres se servent de leur téléphone. Toutes ces options sont jugées non professionnelles en plus de s’avérer inefficaces.

De plus, le risque en prenant des notes sur plusieurs supports à la fois, c’est qu’on ne parvienne pas à tout centraliser à temps et avoir accès à l’intégralité des informations.

Ainsi, il vaut mieux choisir de les sécuriser en utilisant des outils de note et de stockage. De quoi s’agit-il ? Ce sont des applications qui vous permettent d’organiser et de centraliser vos notes afin de les retrouver plus facilement. De nombreuses applications sont capables de vous procurer ces services gratuitement. C’est le cas d’ « Evernote », mais aussi de « GoogleKeep » et de « OneNote ».

La bonne nouvelle, c’est qu’un système d’organisation personnelle peut vous permettre de gagner énormément de temps au quotidien. Il intègre les outils essentiels pour vous permettre de mieux vous organiser. Ainsi, en plus d’un agenda, d’un gestionnaire de tâches et d’un outil de notes vous disposez d’une boite mail pour centraliser tous vos courriels.

4/ Bien organiser son espace de travail

Une bonne organisation inclut aussi votre espace de travail. Vous devez pouvoir vous retrouver assez vite dans vos effets personnels si vous voulez être performant. Autrement, vous n’arriverez à rien et, au mieux, vous perdrez du temps. Peut-être devrez-vous penser à personnaliser votre bureau pour être sûr de rester maitre de la situation, quels que soient les évènements.

Pour ce faire, n’hésitez pas à revoir le positionnement des meubles, les couleurs sur les murs, les formes de vos accessoires de travail, etc.

5/ Télécharger une carte mentale ou créer un tableau d’affichage pour un suivi plus efficace de l’avancement de vos travaux

La carte des idées ou carte mentale (map minding) vous permet d’avoir le schéma de toutes vos idées sur un support électronique. C’est un peu le même principe avec le tableau d’affichage sauf qu’ici, il s’agit d’un tableau physique que vous avez en face de vous et sur lequel il faut ajouter des post-it.

Si vous choisissez cette option, pensez à agencer les couleurs et les motifs pour vous retrouver plus facilement sur le tableau d’affichage. L’astuce, c’est de retirer du tableau le bout de papier correspondant à la tâche qui a été achevée.

6/ Prévoir des pauses

Pour être performant au travail, vous devez vous octroyer régulièrement des pauses. C’est important, voire même vital, de pouvoir décrocher de temps en temps pour se consacrer à d’autres choses. Assurez-vous toujours d’en prendre après un cycle de travail plus ou moins prolongé.

Pendant ces moments, profitez-en pour décompresser un peu ou pour reprendre des forces avant de vous replonger dans vos dossiers.

Carlos Washington