Productivité

Comment faire un organigramme ?

By Carlos Washington, on November 5, 2020
faire un organigramme

Les entreprises d’aujourd’hui deviennent de plus en plus grandes et lorsque l’on fait partie d’une société, il est parfois difficile de définir notre rôle au sein de celle-ci.

Un organigramme permet alors de visualiser la société dans laquelle on se trouve et ainsi de pouvoir se sentir intégré. La création d’un organigramme vous aidera pour prendre du recul et analyser votre entreprise en temps réel.

Nous allons voir dans cet article ce qu’est un organigramme, quelle est son utilité et comment en faire un.

Qu’est-ce qu’un organigramme ?

Un organigramme est un outil qui permet d’informer et d’organiser les différentes personnes travaillant dans une entreprise en fonction de leur poste. Il donne des indications sur la hiérarchie ainsi que l’identité des individus travaillant dans l’entreprise.

C’est un document agencé de manière lisible qui permet de comprendre rapidement le poste que chacun possède au sein de l’entreprise et de se familiariser avec ses collègues .

Notons que l’on trouve les photos de toutes les personnes travaillant au sein de l’entreprise ainsi que leur nom et leur profession. Ces employés sont hiérarchisés en arborescence afin de comprendre les différents pôles et leurs interactions entre eux.

À quoi sert un organigramme ?

Un organigramme présente de nombreux avantages en comparaison avec un texte brut et illisible. Il permet à n’importe qui de comprendre l’organisation de l’entreprise en un coup d’œil, que ce soit pour un nouvel employé ou pour des clients.

Des informations pour l’extérieur

L’utilisation d’un organigramme propose également des avantages pour les personnes extérieures à l’entreprise.

Elle permet de comprendre et de distinguer les personnes vers qui se tourner s’ils ont des questions ou des remarques spécifiques. Il sert alors aux clients potentiels, aux futurs arrivant dans l’entreprise, à des organisations ou des ministères.

Une meilleure cohésion

De plus, les personnes travaillant dans l’entreprise ont davantage conscience de leur rôle, de leur relation avec les autres pôles, des liens entre chaque métier ainsi que des rapports de subordination. Chacun possède sa place dans l’entreprise et de cette manière vous savez que vous appartenez à un groupe.

Une bonne répartition du travail

D’un autre côté, l’organigramme est un outil qui met en avant les problèmes d’organisations et permet son optimisation. En effet, la visualisation des groupes de travail et des objectifs qu’ils ont à accomplir sert à identifier les problèmes d’attribution des tâches ainsi que son optimisation.

Plus précisément, vous pouvez savoir rapidement à qui demander quelque chose qui relève de sa juridiction. Ainsi, résoudre les problèmes d’organisations permet d’augmenter le rendement des employés.

En outre, il est facile d’identifier la charge de travail d’un employé, si celle-ci est insuffisante ou au contraire trop grande. Ou alors, vous pouvez identifier si une personne travaille correctement pour ce type d’emploi ou s’il n’est pas compétent.

Enfin, un organigramme permet de gagner du temps sur l’organisation et la gestion des équipes et de leur travail respectif au sein de l’entreprise.

Comment créer un organigramme ?

La préparation nécessaire

Avant tout, il faut réunir des outils essentiels avant de commencer la création d’un organigramme. Pour cela, il vous faudra :

  • Choisir la personne qui s’occupera de la création de l’organigramme. Elle doit posséder des compétences graphiques et connaître la société ainsi que son fonctionnement.
  • Effectuer l’inventaire de tous vos postes.
  • Établir la hiérarchie et les liens entre chaque profession et leur rapport de subordination.
  • Mettre en place la conception graphique.

Le choix du type d’organigramme

Vous pouvez le choisir en pyramide. Celui-ci se lit de haut en bas avec le rapport de subordination le plus élevé en haut. Les métiers ayant le même niveau hiérarchique se trouvent sur la même ligne horizontale.

L’organigramme en arbre se lit en gauche à droite. Le niveau de hiérarchie le plus élevé se trouvant à gauche. De même que pour l’organigramme en pyramide, les rapports de subordination égaux se trouvent sur une même ligne verticale.

L’organigramme replié mélange les deux techniques précédentes. Sa lecture est de haut en bas et de gauche à droite.

Les outils informatiques nécessaires

Plusieurs supports proposent de créer des organigrammes faciles d’accès comme le pack Microsoft. Il est simple d’utilisation et offre des modèles de présentations que vous pouvez modifier selon votre volonté comme l’outil SmartArts. Vous n’avez qu’à remplir les informations nécessaires.

  • Afin de créer un organigramme, il faudra donc avoir un des logiciels de Microsoft tels qu’Excel, Outlook, PowerPoint ou Word.
  • Dans ces logiciels, vous avez accès au deuxième onglet situé dans la barre d’outils en haut appelé Insertion. Puis dans le groupe Illustrations, vous pouvez cliquer sur SmartArts.
  • Une fenêtre s’affiche qui vous propose de choisir un graphique Smart Art, cliquez alors sur Hiérarchie puis choisissez la disposition que vous souhaitez tel qu’Organigramme.
  • Par la suite, ajoutez, supprimez, agencez différemment les cases afin de définir l’organigramme que vous souhaitez.
  • Cliquez ensuite afin d’écrire dans les cases prévues à cet effet. Un onglet Texte apparaît et vous pouvez écrire ou coller votre texte directement à l’intérieur des cases.

Conseils pour réaliser votre organigramme

Afin de réaliser un organigramme, vous pouvez suivre ces astuces :

  • Ne mettez pas trop d’informations, il doit être lisible et agréable à lire. Vous pouvez ajouter des photos sur les noms afin de rendre l’organigramme convivial.
  • Plus l’entreprise est grande et moins l’organigramme doit être détaillé, cela dans le but de ne pas perdre le sens du document.

Créer un organigramme permet de mieux comprendre l’organisation ainsi que les personnes au sein de la société et les différentes interactions qu’elle engendre. C’est un outil utile et informatif pour toute société ainsi que pour ceux qui veulent y entrer.

Carlos Washington