Comment bien organiser sa boîte Gmail ?

organiser sa boite gmail

Avoir une boîte mail claire et bien organisée, beaucoup de personnes en rêvent, mais peu prennent le temps d’y regarder de plus près. Souvent, elle est remplie de spam, de newsletters jamais lues ou encore d’un mélange de mails personnels et professionnels.

Pourtant, Gmail propose de nombreuses options qui peuvent transformer une boîte de réception surchargée et polluée de messages inutiles en un classeur clair et organisé qui vous facilitera le travail. Mais comment faire ? Voici quelques conseils pour organiser au mieux votre boîte de réception.

Tout d’abord, faites le tri

On considère qu’en moyenne près de 60 % des mails reçus ne sont jamais ouverts par leurs destinataires. Ces messages non lus s’additionnent, s’accumulent et encombrent rapidement notre boîte de réception, nos notifications et, pour finir, notre esprit.

En effet, pas facile de se concentrer lorsque des alertes régulières apparaissent sur nos écrans. Et c’est sans compter que ces messages « oubliés » ne se contentent pas de polluer notre page d’accueil : stockés sur des serveurs, on estime que chaque mail dormant dans votre boîte de réception génère en moyenne 10g de CO2 par an !

Alors qu’il s’agisse de newsletters que vous ne prenez plus le temps de lire, de spams ou encore de messages que vous pensiez regarder « plus tard », plus d’excuse ! Il est temps de trier. Pour vous débarrasser de ces courriers pas de secret : Désabonnez-vous des newsletters, supprimez les messages inutiles ou qui ne vous serviront plus, etc.

Si la tâche vous paraît colossale, des applications comme CleanFox se proposent de vous débarrasser des courriers indésirables et d’annuler vos abonnements pour vous. De quoi gagner quelques précieuses heures sur la route de la productivité.

Soyez prévoyant

Une fois votre boîte de réception vidée des vieux messages qui y stagnaient, il s’agit de ne pas la laisser redevenir cette sorte de capharnaüm où courriers pros et factures personnelles se mélangent.

Fini de chercher pendant des heures l’invitation à diner de votre tante au milieu des questions d’un gros client !

Gmail vous permet de créer des libellés afin de classer les mails que vous recevez par catégorie. Pour cela, dans la colonne de gauche, cliquez sur « Créer un libellé ». Pour ce qui est du classement, il existe deux écoles.

La première vous conseillera d’effectuer un tri par catégories : « Perso », « Famille », « Factures », etc. Et parce qu’il est possible d’imbriquer les libellés, l’étiquette « Travail » pourra contenir les sous-catégories « Projet 1 », « Projet 2 », « Comptes-rendus » et ainsi de suite.

Ce classement vous permettra en un coup d’œil d’évaluer si le message nécessite un traitement immédiat ou si ce dernier peut attendre.

Cette méthode de classement est idéale pour les personnes ayant tendance à se déconcentrer facilement ou qui veulent cloisonner les différentes facettes de leur vie. Ainsi, si vous êtes au travail en plein brainstorming et qu’un message apparaît dans le dossier « perso », vous saurez qu’il vaut mieux le traiter plus tard pour ne pas vous distraire.

Pour gagner du temps, il est également conseillé de créer un libellé spécial pour les courriels dont vous n’êtes pas le premier destinataire.

En effet, l’étiquette veut qu’un message professionnel dont vous êtes en copie soit informatif et ne vous demande aucune action ou retour. Ces mails peuvent donc être traités plus tard.

La seconde méthode vous proposera de classer les messages de manière hiérarchique, selon leur statut et leur importance. Les libellés peuvent alors ressembler à « très urgent », « à traiter dans la journée », « en attente d’un retour », « à traiter sous 3 jours », etc.

Ce type d’organisation conviendra mieux aux personnes qui n’ont aucun souci à travailler sur plusieurs projets en parallèle, puisque des courriers sans rapport peuvent-être réunis sous le même libellé, selon qu’ils nécessitent une réponse rapide ou non.

Sachez également que les libellés peuvent être associés à des couleurs en cliquant sur les options d’un libellé, puis sur « couleur du libellé ».

Si jamais vous choisissez de laisser tous vos mails non lus dans la boîte de réception générale, les couleurs vous permettront d’identifier rapidement quel message correspond à quel statut.

Par exemple, les courriels catégorisés comme urgents peuvent apparaître en rouge, ceux dont vous êtes en copie en vert. Et pour ceux qui préfèrent voir chaque mail dans le dossier correspondant, Gmail a pensé à tout.

Créez des filtres

Pour désengorger votre boîte de réception en redirigeant les mails dans le libellé adapté, il vous faudra créer des filtres. Pour cela, rendez-vous dans la colonne de gauche, en cliquant sur « Gérer les libellés » puis sur l’onglet « Filtres et adresses bloquées ».

Vous pourrez alors choisir les modalités de redirection parmi un vaste choix comme l’adresse de l’expéditeur, l’objet du courrier, sa taille, la présence ou non d’une pièce jointe, les mots-clés qu’il contient ou ne contient pas, etc.

Soyez maître de votre rythme

La réponse aux mails est pour certains une source de stress ou de pression, mais la messagerie doit rester un outil et non une entrave à vos activités ou à votre productivité.

Pour cette raison et pour éviter de se déconcentrer, il est conseillé de désactiver les notifications de messagerie et de réserver des plages horaires destinées uniquement aux mails dans votre agenda. La plupart des gens choisissent ainsi de consulter leurs messages par tranche d’une heure maximum le matin, le midi et le soir.

Si toutefois vous avez peur de passer à côté d’un mail urgent, sachez qu’il est possible d’adapter les notifications dans l’onglet principal des paramètres en cliquant sur « Notifications de bureau ».

Vous aurez alors le choix de n’afficher les notifications que pour les courriels catégorisés comme urgents. Avec cette option, pas de risque de se déranger pour lire un « merci, bonne journée » de votre collègue assis deux étages plus bas.

Enfin, parce que votre vie ne se résume pas à votre service de messagerie, n’oubliez pas de prendre le temps de souffler et de vous détacher des écrans quand le besoin s’en fait ressentir, afin de vous épargner une pression inutile.