Comment bien organiser sa boîte mail Outlook ?

organiser son outlook

Entre les spams, les newsletters jamais lues et les récaps du boulot, votre boîte mail ne ressemble plus à grand-chose ?

Vous devez scroller pendant des heures pour retrouver ce message d’invitation à dîner chez votre tante Albertine et les factures se perdent au milieu des pétitions envoyées par votre cousin ? Il est grand temps de faire le ménage !

Voici quelques conseils pour organiser votre boîte mail Outlook, retrouver ce qui est important et y voir enfin plus clair.

Tout d’abord, faites le tri

On supprime et on se désabonne

Une boîte Outlook optimisée, c’est une boîte de réception où apparaît l’essentiel. Prenez le temps de réfléchir : quelles sont les newsletters que vous lisez réellement à la fin de la semaine ? Et surtout quelles sont celles qui encombrent votre page d’accueil ?

On ne vous jettera pas la pierre, sachez qu’en moyenne 60 % des mails ne sont jamais ouverts par leurs destinataires. Mais ce n’est pas une raison pour les laisser traîner, car ils polluent non seulement votre boîte de réception, mais ils sont aussi facteurs d’émissions de CO2 qu’on estime à 10g par an et par message. Alors pas de quartier ! On n’hésite pas à se désabonner et à supprimer les courriers jamais ouverts !

Et si vous ne vous sentez pas l’âme d’un spéléologue ou que vous n’avez pas le temps de creuser dans vos vieux messages, pas de panique : il existe des outils gratuits comme CleanFox qui se chargeront de vous désinscrire des newsletters les moins consultées et supprimeront tous leurs envois.

On classe tout dans des dossiers

Une fois votre boîte mail désencombrée, pensez aux dossiers : en un coup d’œil, ils vous permettent de savoir si le message que vous venez de recevoir concerne le travail ou relève du perso. Un gain de temps précieux qui vous aidera à prioriser vos réponses, mais aussi de ne pas vous déconcentrer. Pratique lorsque l’on veut garder une limite entre travail et vie perso.

Outlook vous permet de créer des dossiers d’un simple clic droit sur l’icône « boîte de réception » dans la colonne de gauche. Ici, pas de cas d’école : certains choisiront des étiquettes comme « projet 1 » ou « perso » tandis que d’autres préféreront un classement priorisant de « très urgent » à « peut attendre ».

Une fois les dossiers mis en place avec les libellés qui vous conviennent le mieux, il s’agit d’y rediriger les mails correspondants. Pour cela rien de plus simple : Outlook permet de créer des « règles », sortes de filtres qui vont automatiquement rediriger les messages reçus dans le dossier correspondant selon les critères que vous aurez sélectionnés.

Il vous suffit de cliquer sur le menu déroulant de la barre supérieure puis sur « créer une règle » afin de choisir le dossier de destination et les conditions d’envoi. Il peut s’agir du contact de l’expéditeur, d’un mot-clé comme « urgent » ou encore des personnes en copie du mail.

Beaucoup de personnes choisissent par exemple de mettre dans un dossier spécifique tous les mails dont elles sont en copie. Ces derniers ne demandant en général ni action ni réponse et étant utilisés à titre informatif, ils peuvent sans souci être lus en dernier, lorsque tous les autres messages auront été traités.

Côté rédaction

Pour mieux organiser les messages à l’avenir, parce que oui, on en a tous marre de chercher pendant des heures un mail dont on a qu’un vague souvenir, n’hésitez pas à faire usage de mots-clés dans l’objet du mail.

Soyez précis : vous pouvez utiliser des modèles comme « projet – sujet – statut » ou « nom de votre entreprise – celle de votre client – suivi/ouverture de dossier ».

Cela facilitera les recherches et vous donnera des informations sur le corps du mail sans avoir à l’ouvrir pour vérifier. Et si vous ne le faites pas pour vous, pensez à vos collègues et collaborateurs dont la boîte de réception ressemble peut-être à la vôtre.

Si toutefois vous vous sentez débordés et que vous avez peur d’oublier de répondre à certains messages ou de faire des retours, la solution rapide reste l’option « répétition » récemment apparue dans la barre supérieure Outlook.

Cette dernière propose de vous renvoyer le mail à un moment plus propice (plus tard dans la journée, ce weekend, dans une semaine, etc.). Mais attention au piège : si cela masque temporairement le problème, vous risquez de vous retrouver avec encore plus de mails à gérer à un moment inopportun, alors n’abusez pas de cette option, elle ne remplace pas un bon tri préalable.

Enfin, pour gagner du temps, si vous êtes amené à écrire plusieurs mails types au cours d’une journée, sachez qu’il est possible de créer un modèle sur Outlook en cliquant sur « Fichier » puis enregistrer sous « Modèle Outlook (.oft) ». Voilà qui pourrait vous faire gagner un temps précieux lors de la rédaction.

Organiser ses mails, mais pas que

Bien sûr, avoir une jolie boîte de réception bien organisée est le rêve de tout un chacun, mais il ne faut pas oublier qu’Outlook est un outil pour vous simplifier la vie et non un but en soi. Pour rester vraiment efficace et à moins que votre travail ne consiste qu’en cela, il est conseillé de dédier certaines plages horaires bien définies de son agenda à la rédaction de mails et de s’en tenir à ces dernières.

En effet, quoi que vous soyez en train de faire, il est facile de se laisser déconcentrer par les notifications qui apparaissent sur le bureau ou sur votre smartphone, vous incitant à tout mettre en pause pour aller répondre. En plus de vous couper dans votre élan, des études ont prouvé que cette tendance diminuait la productivité et l’efficacité globale des travailleurs.