Productivité

Les principaux piliers de la gestion du temps

By Carlos Washington, on November 5, 2020
gestion de temps

Le concept de temps est bien ancré dans le milieu professionnel pour des raisons assez évidentes. En effet, c’est le respect des délais dans l’exécution d’une mission qui atteste des performances d’un salarié, travailleur indépendant ou entrepreneur.

Malheureusement, on constate de plus en plus que les professionnels ont du mal à honorer leurs engagements non pas par faute de temps, mais par manque d’organisation. Ainsi, la notion de gestion est totalement inconnue ou très peu maitrisée par les différents acteurs.

Dans cet article on vous énumère les principes et piliers de la gestion du temps pour vous aider à garder le contrôle sur les événements.

1/ Avoir une bonne organisation

Vous ne pouvez venir à bout de rien ni être performant sans organisation. Une bonne gestion du temps suppose même que vous avez une bonne organisation et que vous savez quoi faire et à quel moment de la journée. Cela requiert de la méthode. Rassurez-vous, ce n’est pas bien compliqué quand vous avez les clés en main.

La première chose à faire c’est de posséder un agenda ou un emploi du temps dans lequel seront consignés tous vos rendez-vous importants. Il peut aussi vous servir de bloque temps pour les tâches que vous devez absolument effectuer et qui n’incluent pas forcément la présence d’une tierce personne.

La deuxième chose qui apparait essentielle pour une bonne gestion du temps, c’est la constitution d’une liste de tâches. Ainsi, vous ne perdrez pas de vue ce que vous avez à faire dans la journée. En effet, avoir une vision d’ensemble sur vos tâches vous empêche de vous disperser et vous permet d’être ainsi plus productif.

La troisième chose à laquelle vous devrez faire attention, c’est l’aménagement de votre environnement de travail. Un espace professionnel bien organisé et rangé vous permettra de gagner du temps au quotidien. Vous devez donc vous assurer dans un premier temps de répertorier tous vos effets, ensuite de classer vos dossiers et fiches pour enfin les diriger chacun vers leur zone de fonction.

2/ Accessorium sequitur principale qui veut signifier « l’accessoire suit toujours le principal »

C’est un thème juridique et une règle du droit commercial qui met en exergue la subordination de certains biens à d’autres. Dans la gestion du temps, le même principe s’applique. C’est-à-dire que vous devez obligatoirement opérer une hiérarchisation de vos tâches.

Ce faisant, assurez-vous que les activités principales, celles qui sont les plus importantes se situent tout en haut de votre liste afin que vous puissiez vous en charger en priorité.

Mais pourquoi est-ce si important de les positionner en tête ?

D’abord et avant tout parce qu’elles requièrent de votre part beaucoup plus de temps et d’attention. Ensuite, ce type d’activité à un réel impact sur votre productivité. Enfin, en vous libérant dès les premières heures d’une tâche aussi chronophage, vous vous créez un boulevard sur lequel vous allez pouvoir circuler sereinement tout le restant de la journée.

Ainsi, pour une bonne gestion du temps, vous ne devez surtout pas faire l’impasse sur vos activités les plus importantes. Celles-ci ne doivent pas être sacrifiées ni être à la merci des tâches dites annexes ou accessoires.

3/ Dites stop à la procrastination

C’est l’un des commandements les plus sacrés s’agissant de la gestion du temps en entreprise. En fait, la procrastination vous fait remettre à demain les tâches dont vous pouvez vous occuper maintenant. Ce faisant, vous êtes sûr que votre productivité en sera affectée d’une manière ou d’une autre.

Vu sous cet angle, on peut considérer que c’est vraiment le mal du siècle pour les entreprises. Il n’existe pas vraiment de secret pour arrêter de procrastiner.

Mais tout bon professionnel doit veiller à s’occuper de ses tâches à temps pour ne pas devoir s’expliquer devant un conseil de discipline ou pour éviter de gérer des urgences de dernières minutes qui aboutissent le plus souvent à des dossiers mal traités ou encore à des prises de décisions totalement impromptues.

4/ Être multifonction n’est pas un atout

En matière de gestion du temps, on accorde un intérêt particulier à l’efficacité. Ainsi, une tâche mal exécutée doit être reprise. Et cela fait perdre du temps et des ressources. Il est donc recommandé de ne pas faire plusieurs choses en même temps.

C’est tout simplement contre-productif. D’ailleurs, les chercheurs et autres scientifiques le démontrent bien à travers les différentes études conduites jusque-là par rapport à la capacité de l’homme à être multi tâches. Selon les résultats, très peu de personnes (3 %) sont en mesure d’être efficaces dans ce rôle.

De plus, ce n’est déjà pas aussi simple de conserver le même niveau de concentration, au début et la fin, quand on se consacre à une seule tâche. Imaginez si vous devez en faire deux ou trois simultanément. Vous ne saurez pas vous montrer suffisamment pointilleux.

5/ S’octroyer un temps de pause

Vous ne pouvez pas travailler toute une journée sans prendre une pause. Ne serait-ce que pour être encore plus productif, un temps de pause s’impose entre deux tâches ou après quelques heures de travail intensif.

De plus, votre cerveau n’est pas en mesure de rester concentrer plusieurs heures d’affilée. Au bout d’un moment, il décroche.

Vous devez donc vous réserver du temps pour bien respirer et vous évader un peu en vous occupant par exemple à des activités extraprofessionnelles.

Vous pouvez donc bien évidemment sortir de votre environnement de travail. Ce moment est aussi généralement bien indiqué pour se restaurer et discuter entre collègues.

Carlos Washington